Эффективные письменные деловые коммуникации

• Составьте первый, черновой вариант как можно быстрее.

• Не впадайте в ступор в ожидании вдохновения. Постарайтесь тратить на подготовку чернового варианта каждого раздела не более пяти – десяти минут.

• Не поддавайтесь искушению делать правки в процессе написания черновика. Воздержитесь от редактирования до тех пор, пока не закончите подготовку чернового варианта – это не даст Судье помешать вашей работе.

• Установите срок начала работы Плотника и, когда назначенное время наступит, начинайте.

• Если вы зайдете в тупик, перейдите к другому разделу, который вам легче дается, а затем, когда «распишетесь», вернитесь к трудному месту.

• Уделяйте особое внимание моментам, наиболее важным для ваших читателей. Если для них будет очевидно, в чем польза вашего сообщения, они с большей вероятностью его прочтут и откликнутся.

Таким образом, ваша задача при письме заключается в следующем:

• быстро убедить получателя, что то, о чем вы пишете, важно, причем важно для ваших адресатов, а не только для вас;

• не терять времени зря, говоря об этом;

• писать настолько ясно и по существу, чтобы читать написанное было легко и даже приятно;

• использовать тон, располагающий к вам читателей, чтобы они захотели потратить время на чтение вашего сообщения.

Придерживайтесь этих правил, и вы создадите себе прекрасную репутацию.

Четко и убедительно определите проблему и желаемые результаты. После написания каждого предложения задавайте себе вопрос, насколько вы приблизились к поставленной цели. Это поможет найти наилучшие слова для донесения до адресата смысла вашего сообщения.

В парке сидит слепой человек, на его шее висит табличка, на которой неровными буквами выведено: «Я СЛЕПОЙ», перед ним стоит жестяная кружка. Мимо проходит составитель рекламных текстов и, видя, что в кружке у слепого лишь три монеты по двадцать пять центов, спрашивает:

– Простите, можно ли мне изменить надпись на вашей табличке?

– Но это моя надпись. Моя сестра написала ее под мою диктовку.

– Я понимаю. Но, думаю, смогу вам помочь. Позвольте мне сделать другую надпись на обратной стороне таблички, и вы сможете опробовать ее в действии. Слепец неохотно соглашается. Через два часа его кружка доверху наполняется монетами и банкнотами. Когда очередной прохожий опускает туда пожертвование, слепой обращается к нему:

– Пожалуйста, остановитесь на минутку. Скажите, что написано на моей табличке?

– Всего пять слов, – отвечает прохожий. – «Сейчас весна, а я ничего не вижу».

То, как вы подаете информацию, имеет значение.

Редактирование

Когда дело доходит до редактирования, то, читая свои предложения и абзацы, стоит задать себе другие вопросы:

• Могу ли я здесь выразить то же самое короче?

• Можно ли лучше сформулировать эту идею?

Перечитывание

Перечитывая документ, задавайте себе вопросы:

• Все ли я изложил правильно?

• Сказал ли я все, о чем нужно было сказать?

• Был ли я в достаточной мере дипломатичен и вежлив?

• Присутствуют ли в моем документе введение, основная часть и заключение?

• Обрисовал ли я во введении все пункты быстро, ясно и конкретно?

• Удалось ли мне избежать затянутого конца, который без необходимости увеличивает время чтения сообщения?

• Подкрепил ли я свои аргументы в основной части документа конкретными фактами и деталями?

• Быстро ли адресатам станет понятна структура документа? Информативны ли заголовки?

• Согласовано ли мое заключение с основной частью письма – и при этом выражено другими словами? удалось ли мне избежать банального повторения?

С одной стороны, не позволяйте невротическому перфекционизму затягивать сроки выполнения важных проектов. С другой – не спешите отсылать документ без должной проверки и корректировки.

пяти – десяти минут.

• Не поддавайтесь искушению делать правки в процессе написания черновика. Воздержитесь от редактирования до тех пор, пока не закончите подготовку чернового варианта – это не даст Судье помешать вашей работе.

• Установите срок начала работы Плотника и, когда назначенное время наступит, начинайте.

• Если вы зайдете в тупик, перейдите к другому разделу, который вам легче дается, а затем, когда «распишетесь», вернитесь к трудному месту.

РЕЗЮМЕ

• Составьте первый, черновой вариант как можно быстрее.

• Не впадайте в ступор в ожидании вдохновения. Постарайтесь тратить на подготовку чернового варианта каждого раздела не более