Система управления ГЧП-проектами «ГЧП-штаб». Методология управления

3.4. Основные инструменты управления ГЧП-проектом

3.4.1. Документационное обеспечение
Документационное обеспечение ГЧП-проекта предназначено для фиксации управляющих воздействий, полученных результатов и контроля их качества на всех стадиях реализации проекта разрабатываются следующие комплекты документации:
1) документация по управлению проектом;
2) проектная документация;
3) прочие документы.

Реестр заинтересованных лиц проекта подлежит регулярному уточнению и детализации в рамках процесса управления интеграцией проекта (см. п.п. 3.3.5).
В соответствии с действующей процедурой проведения комплексного план-факт анализа осуществляется регулярный мониторинг и контроль заинтересованных лиц.
Описание основных операций группы управления заинтересованными лицами (сгруппированные по фазам управления) приводится в табл. 3.11.

Для каждого заинтересованного лица необходимо определить его ожидания, потребности, интересы, степень влияния и потенциального воздействия на успех проекта. На основе собранной информации проводится качественный анализ и категорирование заинтересованных лиц по следующим критериям: 1) уровень полномочий (степень влияния) в проекте: низкий, средний, высокий; 2) уровень заинтересованности в результатах проекта: низкий, средний, высокий; 3) уровень вовлеченности в проект: «неосведомлённое» (заинтересованное лицо не осведомлено о проекте); «сопротивляющееся» (заинтересованное лицо осведомлено о проекте и сопротивляется вовлечению в проект (незаинтересованно в успехе проекта)); «нейтральное» (заинтересованное лицо осведомлено о проекте, не сопротивляется вовлечению в проект, но безразлично к достижению результатов); «поддерживающее» (заинтересованное лицо вовлечено в проект и поддерживает достижение его результатов); «лидирующее» (заинтересованное лицо активно вовлечено в проект и заинтересованно в его успехе). Исходя из полученных результатов выбирается целевая стратегия работы с заинтересованным лицом (см. табл. 3.10). Результаты анализа фиксируется в Реестре заинтересованных лиц проекта.

3.3.11. Управление кругом заинтересованных лиц проекта
Целью операций группы управления кругом заинтересованных лиц проекта является обеспечение постоянной вовлеченности в проект (на требуемом уровне) ключевых заинтересованных лиц проекта.

Исходя из требований к результатам проекта, с учетом Плана-графика проекта формируются предварительный перечень контрагентов и предварительный план закупок проекта. План закупок проекта — проектный документ, содержащий перечень товаров и/или услуг, которые должны быть приобретены (закуплены и поставлены) в рамках проекта, а также информация о контрагенте (планируемом контрагенте) и планируемые сроки поставки.

3.3.10. Управление закупками и контрактами проекта
Целью операций группы управления закупками и контрактами проекта является обеспечение проекта необходимыми товарами, работами и услугами и исполнение контрактных обязательств.

Исходя из требований к результатам проекта, лучших практик, собственных наработок, требований законодательства и т. п. определяются требования к уровнюкачества результатов проекта. Уровень качества — степень, в которой свойства, а также неотъемлемые или установленные характеристики результата проекта (продукта или услуги), демонстрируют, что этот результат отвечает ожиданиям или заявленным потребностям, требованиям или спецификациям (критериям качества). Требуемый уровень качества результатов проекта достигается за счет исполнения процедур внешнего и внутреннегоконтроля качества (контроль качества — процесс мониторинга фактически полученных результатов, позволяющий установить, соответствуют ли они критериям качества, и, в случае выявления несоответствий, определить способы их устранения) и проведения следующих типовых мероприятий:
• проведение регулярных проверок полученных результатов на предмет их соответствия критериям качества;
• оперативное информирование заинтересованных лиц о потенциальных проблемах и рисках, связанных с качеством;
• выработка рекомендаций и альтернативных вариантов решения проблем, связанных с качеством;
• предоставление последовательной отчетности о статусе проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта.

3.3.9. Управление качеством проекта
Целью операций группы управления качеством проекта является обеспечение соответствия получаемых результатов проекта предъявляемым к ним требованиям по качеству.

Принятое решение по разрешению проблемной ситуации заносится Руководителем проекта в Карту проблемных ситуаций с указанием на то, кем было принято данное решение, и кто отвечает за его исполнение.

3.3.8.2. Управление проблемными ситуациями проекта
Процесс управления проблемными ситуациями проекта выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта и состоит из следующих основных операций:
— выявление и анализ проблемных ситуаций;
— принятие решений по проблемным ситуациям;
— исполнение принятых решений по разрешению проблемных ситуаций.